전시회 참가는 통상적으로 하루 8시간, 3일에서 5일간의 개최 기간이라는 약속된 기한이 있습니다. 시간이 곧 돈이기 때문에 주어진 시간에 더욱 많은 성과를 만들어내는 것이 관건인 게임이라 할 수 있습니다. 현장에서의 운영 매뉴얼은 모두가 일사불란하게 움직여서 시간, 노력, 비용에 대한 낭비를 예방하는 데 도움을 줍니다.
참가 성과는 우리 부스로 방문한 참관객의 수에 비례하기 때문에 사전에 계획한 대로 실행하고, 실시간으로 진행 상황을 점검하고, 더욱 많은 참관객을 유인하는 활동이 성과를 높이는 주된 활동입니다. 이것을 빠뜨리지 않고 실행할 수 있도록 가이드 역할을 하는 것이 운영 매뉴얼이지만, 간과하는 기업이 생각보다 많습니다. 특히 자원이 충분하지 않은 중소기업 입장에서는 매뉴얼을 만들 만한 여력이 안 되고, 직원도 몇 명 되지 않아 크게 도움이 안 된다고 말합니다.
사실 운영 매뉴얼은 그리 거창한 것이 아닙니다.
매일 전시회가 시작되고 마감하는 것까지 부스 내에서 이뤄지는 모든 것, 즉 접객 방법, 시간별 활동 계획, 부스 오픈 및 마감 절차, 각종 체크리스트, 물품 관리를 일목요연하게 정리하는 것입니다. 분명 대부분의 중소기업들이 나름의 규칙대로 전시회를 참가하고 있으나, 단지 문서화하지 않았을 뿐이라 생각됩니다. 매뉴얼 작업을 무척 대단하고 번거로운 일로 받아들이지 않으셨으면 좋겠습니다.
기업의 입장에서 전시회 참가는 특별한 마케팅 프로그램의 일환으로 항상 같은 직원을 투입시키는 것이 쉽지는 않을 것입니다. 특히 전시회 참가 프로젝트 전체를 책임지는 관리자 입장에서는 새롭게 구성된 팀원들에게 일일이 업무를 설명하는 것이 난감할 것이고, 그들이 익숙해질 때까지 교육을 해야 하니 여간 고된 일이 아닐 것입니다. 이때 운영 매뉴얼은 그 역할을 훌륭히 대신할 수 있습니다.
그렇다면 운영 매뉴얼은 어떻게 만들어야 할까요?
상품 시연에 대한 매뉴얼은 커피나 요리를 만드는 레시피를 응용하면 됩니다. 각각의 재료를 그림으로 그리고 그 밑에 분량을 적어두는 것처럼, 누구든 매뉴얼을 보고 레시피대로 따라만 하면 할 수 있도록 만드는 것입니다. 이런 식으로 추가되는 활동 계획을 지속적으로 업데이트하면 전시회 참가 전용 우리 기업만의 레시피 북이 완성됩니다. 담당 직원이 해당 활동을 완전히 익힐 때까지 말로 설명하고 옆에서 시범을 보이지 않아도 이 레시피북 하나면 간단히 해결할 수 있습니다.
실시간 진행 상황에 대한 체크리스트는 공공기관이나 대형 프랜차이즈 레스토랑의 화장실에서 벽면에 붙어 있는 체크리스트를 응용하면 됩니다. 화장실 담당 직원이 정해진 시간마다 청소하면서 화장지의 유무, 누수 상태, 청결 상태 등을 점검하고 표시하는 것을 말하는 것입니다. 이런 체크리스트는 확인해야 할 부분을 잊지 않고 점검할 수 있다는 장점이 있습니다. 바로 이런 것을 봐두었다가 우리 기업의 전시회 참가 활동에 적용하면 되는 것입니다.
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