KOTRA(대한무역투자진흥공사, Korea Trade-Investment Promotion Agency, 이하 KOTRA)에서 제공하는 [해외 전시회 참가 매뉴얼]이라는 자료를 보면 전시회 참가 준비를 위한 일정별 핵심 업무에 대해 매우 구체적으로 설명되어 있다. 전시회를 분석하고 선정하는 작업부터 전시회 종료 후의 활동까지 소개되어 있는 페이지의 내용은 다음과 같다.
* 출처 : 해외전시회_참가_매뉴얼_KOTRA자료-15-089, 35page * 12~11개월 전 - 참가대상 전시회 탐색 및 분석 - 참가 전시회 선정 - 시장 동향 파악 - 참가 규모 확정 및 참가 신청 - 전시회 참가 현장 운영팀 구성 - 참가 세부 목표 및 계획 수립 - 예산 확정
* 10~8개월 전 - 주최측으로부터 부스 타입 및 시공 관련 규정 매뉴얼 수령 - 부스 타입 결정, 부스장치 계획 수립 - 장치업체 선정 및 부스 디자인 결정 - 부스장치 계획이 전시 주최기관의 규정에 적합한지 확인 - 장치업체에 부스장치 계획이 적합한지 확인 - 참가 세부 목표 및 예산이 현실적으로 수립되었는지 최종 확인
* 7개월 전 - 출품 품목에 대한 내부적인 협의 및 결정 - 부스 인테리어&상품 디스플레이 계획 수립 - 참가 전시회에서 활용할 홍보자료 취합 및 구성
* 6개월 전 - 부스 장치와 계획 최종 확정 - 가구, 집기, 포장용품, 비품, POP, 연출 및 진열 용품, 사무용품 등 임대 및 소모품 계획 수립
* 5개월 전 - 참가업체 매뉴얼에 따라 각종 등록 및 신청 양식 작성 및 제출 - 주최기관에 부스 운영 시 필요한 각종 서비스 신청 - 전시회 참가 현장 운영팀 준비사항 점검, 목표 달성 등 관련 업무 협의 - 투입 인력의 항공 및 교통편 예약 - 숙박 예약 - 해외전시회 전문 여행사 섭외 - 전시 기간 중 주요 바이어 접대를 위한 장소 섭외 및 예약 - 통역, 안내 등 현지 임시 인력 섭외
* 4개월 전 - 보도자료 및 신제품 소개자료 작성 - 전시기간 배포용 판촉·선물용품 결정 및 수량 확정 - 각종 홍보물 결정 및 디자인 의뢰 - 안내판, 리플렛, 배너, 브로슈어, 가이드북 등등 - 전시품 운송계획 수립 및 운송업체 선정 - 전시회 참가 현장 운영팀 업무분장 및 교육 실시 - 참관객 유치를 위한 사전 홍보 활동 시작
* 3개월 전 - 기존고객 및 잠재고객 대상 초청장 발송 - 부스 장치물 최종 확인 - 전시회 참가 현장 운영 팀원 업무 추진 사항 점검 회의
* 2개월 전 - 현장 출장 인력 항공 및 숙박 예약 확인 - 전시회 참가 현장 운영팀 업무 분장 및 출장 일정 최종 확인 - 주요 기존고객 및 잠재고객 상담 일정 및 약속 확인 - 참가업체 자체 제작 전시회 참가 매뉴얼을 참가 전시회에 적합하게 편집 - 전시회 참가 현장 운영 팀원 업무 추진사항 점검 회의
* 1개월 전 - 주최 기관에 각종 서비스 신청 접수 여부 확인 - 각종 상담 시 필요한 자료 등 준비사항 점검 - 현지에서 사용할 신용카드, 현지 통화 등 준비 - 전시품 운송이 계획대로 진행되고 있는지 확인 - 전시회 참가 현장 운영 팀원 업무 추진사항 최종 점검 회의
* 개막 전 현장 - 장치 가능 첫날 장치를 시작, 마지막까지 부스 확인 및 문제 발생 대비 - 신청한 각종 서비스가 요청대로 준비되었는지 확인 - 전시장 내 주요 장소 위치 확인 - 경쟁사 부스 확인 - 전시 기간 중 상담 준비 및 전시품 시연 사전 연습 - 통역, 안내 등 임시 인력 교육 실시 - 전시회 참가 현장 운영 팀 내외부 인력 전원 참석 최종 점검 회의
* 개최 기간 중 - 부스 내 정리 정돈 - 상담 현황 점검, 수정 사항, 특이 사항 등 현장 활동 관련, 일일 보고 회의 - 폐막 후 부스 철거, 전시품 포장 및 운송 등 준비 및 감독 - 차기 전시회 참가 시 현장에서 미리 참가 신청
* 전시회 종료 후 - 상담자료 정리 후 즉각적인 사후 처리 - 참가 성과분석 및 평가 - 전시회 참가 현장 운영팀 참가결과 관련 회의 - 최종 결과 문서화 및 보고
준비하는 과정에서 투입되는 것은 시간과 노력만이 아니다. 참가 규모와 부스장치, 운영 전략에 따라 많게는 수십억 원까지 재무적인 비용이 투자되는 전시회 참가는 1년이라는 시간을 두고 세심한 준비를 한 뒤에 자사가 원하는 대상 고객이 다수 방문하는 장소로 가서 부스를 차리고, 되도록 많은 성과를 도출해야 하는 미션이기에 단순한 행사 참가 이상의 묵직함이 느껴진다. 그런데 자세히 들여다보면 전시회를 준비하는 것은 오프라인 매장을 개점하는 것과 매우 유사한 과정을 거친다.
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